Der Dokumenten- und Publikationsserver DuEPublico bietet Angehörigen der Universität Duisburg-Essen die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur elektronischen Publikation wissenschaftlicher Dokumente im Internet, die unter Einhaltung von Qualitätsstandards für Forschung und Lehre bereitgestellt werden.
Diese Online-Publikationen erhalten dauerhafte Adressen und werden über bibliographische Metadaten, standardisierte Schnittstellen, Suchmaschinen und andere Nachweisinstrumente erschlossen und verfügbar gemacht. Der Dokumenten- und Publikationsserver bietet durch besondere Maßnahmen einen Schutz gegen Verfälschungen. Darüber hinaus wird eine Langzeitarchivierung der elektronischen Dokumente im Rahmen garantierter Archivierungszeiträume gewährleistet.

Neben dieser Funktion als Publikationsserver kann DuEPublico auch zur Online-Bereitstellung von Lehr- und Lernmaterial von Dozentinnen und Dozenten der Universität an Studierende genutzt werden. Für solches Material erfolgt im Gegensatz zu Online-Publikationen keine inhaltliche und technische Qualitätskontrolle, kein Nachweis in Katalogsystemen und auch keine aktive Verbreitung über Schnittstellen und Suchmaschinen, da diese Dokumente nur als temporär im Kontext einer lokalen Lehrveranstaltung relevant betrachtet werden. Die Bereitstellung von Lehr- und Lernmaterial erfolgt in einem von den Online-Publikationen abgegrenzten Bereich in DuEPublico.

Die Online-Publikation elektronischer Dokumente dagegen erfordert besondere Vereinbarungen und Regelungen, die im Folgenden festgelegt werden.

Unter dem Begriff »elektronisches Dokument« wird im Sinne dieser Leitlinien ein Dokument verstanden, welches in digitaler Form auf einem Datenträger gespeichert ist und über Rechnernetze verbreitet werden kann. Neben Text- und Grafikdokumenten kann es sich dabei auch um Audio- und Video-, oder um multimediale Dokumente wie Animationen und Simulationen handeln.

Ein über DuEPublico zu veröffentlichendes elektronisches Dokument erfüllt folgende Bedingungen:

• Es handelt sich um ein Werk von Interesse für Forschung oder Lehre, das zur Verbreitung in der Öffentlichkeit bestimmt ist. Die Verbreitung kann vorübergehend auch zeitlich befristet oder räumlich eingeschränkt werden, beispielsweise zur Wahrung von Rechten der Beteiligten bis zum Abschluss von Patentverfahren.
• Es stellt kein sich dynamisch inhaltlich veränderndes Dokument dar. Sind Veränderungen notwendig, wird das geänderte elektronische Dokument als neue Version gespeichert.
• Es entspricht den von der Universitätsbibliothek vorgegebenen technischen und inhaltlichen Auswahlkriterien.

Folgende Kategorien elektronischer Dokumente werden gespeichert und über den Dokumenten- und Publikationsserver verbreitet:

1. Publikationen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Universität Duisburg-Essen,
2. durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Duisburg-Essen herausgegebene Publikationen und Publikationsreihen wie Sammelwerke, Kongressbände, Forschungsberichte oder Zeitschriften (E-Journals),
3. Dokumente von Studierenden der Universität Duisburg-Essen wie Diplom-, Magister- und Seminararbeiten, wenn die Publikation auf ausdrückliche Empfehlung durch ein Mitglied des betreuenden Lehrkörpers erfolgt.
4. Publikationen und Publikationsreihen von mit der Universität Duisburg-Essen assoziierten Einrichtungen und Personen, Dokumente, deren Veröffentlichung durch die jeweilige Prüfungsordnung vorgeschrieben ist, wie Dissertationen und Habilitationsschriften,
5. Publikationen begleitend zu Veranstaltungen und Präsentationen, wie Audio- oder Video-Mitschnitte, und Präsentationsfolien.

Das elektronische Dokument erfüllt die folgenden technischen Qualitätskriterien:

1. Das elektronische Dokument wird in einem Dateiformat bereitgestellt, das verbreitet ist und über frei zugängliche Darstellungsprogramme angezeigt werden kann (z. B. PDF, HTML). Ergänzend kann auch das Originalformat der Publikation archiviert werden (z. B. Microsoft Word, OpenOffice). Die Universitätsbibliothek empfiehlt die Nutzung offener Dateiformate, die zur Langzeitarchivierung geeignet sind (z. B. PDF/A, XML, TeX, TXT, HTML).
2. Bei PDF-Dateien müssen zur Anzeige erforderliche Schriftarten und Grafiken im Dokument selbst enthalten sein.
3. Das elektronische Dokument muss frei von Schutzmaßnahmen (Digital Rights Management) sein, die eine Anwendung von Strategien zur Langzeitverfügbarkeit (Migration, Emulation) verhindern.

Autorinnen und Autoren stellen zusammen mit dem elektronischen Dokument bibliographische Metadaten nach Dublin Core durch Erfassung in einem Online-Formular bereit. Insbesondere müssen Angaben zu Titel, Autor(en), Dokumententyp und Medientyp gemacht werden. Ein Abstract (Zusammenfassung, Beschreibung) ist erforderlich. Die Universitätsbibliothek empfiehlt, Titel und Abstract sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache anzugeben. Weiterhin wird empfohlen, Hinweise zu Nutzungsrechten und Lizenzen in den Metadaten anzugeben (z. B. Creative Commons Lizenz), sowie schon durch die Autorinnen und Autoren eine Einordnung in die Dewey Dezimalklassifikation (DDC) durchzuführen.

Der Dokumentenserver bietet durch besondere Maßnahmen die Garantie der langfristigen Verfügbarkeit der Dokumente.

Jedes Dokument erhält eine eigene, interne ID, sowie darüber hinaus eine dauerhafte Adresse (Persistent Identifier) in Form einer NBN URN (National Bibliography Number, Namensraum im Uniform Resource Name Standard), die durch die Universitätsbibliothek vergeben und bei der Deutschen Nationalbibliothek registriert wird. Über diese Identifier ist das Dokument langfristig zugänglich und auffindbar, unabhängig von der aktuellen Adresse (URL) auf dem Server.

Der Betreiber garantiert für Online-Publikationen einen Archivierungszeitraum von mindestens fünf Jahren nach Aufnahme. Bei Verwendung des Formates SGML/XML wird eine Archivierungsgarantie von 50 Jahren gegeben. Die Archivierungsdauer anderer Formate hängt von der Verfügbarkeit des Formats, der Betrachtungssoftware sowie den Konvertierungsmöglichkeiten ab. Der Betreiber kooperiert gegebenenfalls mit Archivierungsinstitutionen, um die Langzeitverfügbarkeit elektronischer Dokumente durch Strategien wie Emulation der Betrachtungssoftware oder Konvertierung des Dateiformates zu sichern.

Die Unverfälschtheit der Dateien wird durch automatisch beim Upload bzw. Import der Dateien gebildete Prüfsummen (MD5) sichergestellt

Die Publikation über DuEPublico ist für Angehörige der Universität Duisburg-Essen und mit ihr assoziierter Einrichtungen kostenfrei. Sie ist als Primärpublikation (Dokument bisher nicht anderweitig veröffentlicht) oder in Form einer Autorenkopie (Dokument bereits anderweitig veröffentlicht) möglich.

Autorinnen und Autoren gewähren dem Betreiber ein nicht ausschließliches, unwiderrufliches Nutzungsrecht für die Online-Publikation des Dokumentes auf dem Dokumenten- und Publikationsserver der Universität, sowie das Recht, dieses elektronische Dokument zu Zwecken der Publikation und Archivierung und zur Sicherstellung der Langzeitverfügbarkeit dritten Institutionen z. B. Open Archives Initiative, Deutsche Nationalbibliothek) zugänglich zu machen und ggf. in Zusammenarbeit mit Einrichtungen zur Erhaltung in andere Darstellungsformate zu konvertieren. Das elektronische Dokument wird erst nach Eingang einer schriftlichen Einverständniserklärung freigegeben.

Eine Primärpublikation in DuEPublico steht einer weiteren Veröffentlichung der Dokumente in Fachzeitschriften oder Monographien sowie auf anderen Servern nicht entgegen. Die Urheberrechte der Autorinnen und Autoren bleiben gewahrt.

Die Bereitstellung von Autorenkopien ist in vielen Fällen schon durch Verlagskonventionen geregelt und erlaubt. Gemäß den Empfehlungen des Wissenschaftsrats werden alle Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Universität Duisburg-Essen aufgefordert, sich beim Abschluss von Verlagsverträgen ein entsprechendes weiteres Nutzungsrecht zu sichern und die von ihnen verfassten Dokumente zusätzlich - eventuell nach einer Sperrfrist - auf dem Dokumentenserver zu veröffentlichen.

Die Einhaltung von Urheber- und Verwertungsrechten Dritter liegt in der Verantwortung der Autorinnen und Autoren bzw. der Herausgeber der elektronischen Dokumente. Die Universitätsbibliothek haftet nicht für Ansprüche aus solchen Rechten.

Unter Open Access ist der kostenfreie und öffentliche Zugang zu wissenschaftlichen Ergebnissen über das Internet zu verstehen. Die Nutzenden können ohne finanzielle, gesetzliche oder technische Barrieren die Volltexte uneingeschränkt lesen, kopieren, verteilen, drucken, in ihnen suchen und auf sie verweisen. Open Access geht von dem Grundsatz aus, dass es einen freien gleichberechtigten Zugang aller Menschen zu den Ergebnissen des wissenschaftlichen Arbeitens geben sollte. Open-Access-Veröffentlichungen erreichen einen hohen Grad an allgemeiner Zugänglichkeit und Verfügbarkeit.

Zwei Wege führen zu Open Access: Unter dem "goldenen Weg" versteht man die Primärpublikation in Open-Access-Journalen bzw. auf Open-Access-Plattformen. Der "grüne Weg" steht für die Bereitstellung einer Autorenkopie eines bereits anderweitig veröffentlichten Dokumentes.

Die Universitätsbibliothek unterstützt besonders den "grünen Weg" durch die Bereitstellung von Autorenkopien über DuEPublico. Neben dem Effekt des freien und ungehinderten Zugangs zu den Ergebnissen kreativer Arbeit entsteht so über das wachsende Open-Access-Angebot ein beeindruckendes Gesamtbild des wissenschaftlichen Wirkens der Universität Duisburg-Essen.

Die Universitätsbibliothek empfiehlt nachdrücklich allen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, beim Abschluss von Autorenverträgen mit wissenschaftlichen Verlagen auf die Verwertungsrechte der elektronischen Versionen zu bestehen.

DuEPublico basiert auf der an der Universität Duisburg-Essen entwickelten MILESS-Software, die als Open Source auch an anderen Universitäten eingesetzt und mit diesen gemeinsam weiterentwickelt wird. Betrieb und Entwicklung des Dokumentenservers sind eingebunden in nationale und internationale Initiativen und Projekte, wie OAI (Open Archives Initiative), DINI (Deutsche Initiative für Netzwerkinformation e.V.) , MyCoRe und CampusSource.

Die für elektronischen Dokumente in DuEPublico vergebenen individuellen Adressen (IDs) und Persistent Identifier (NBN URN) erlauben einen unmittelbaren Zugriff sowohl auf die Dokumentbeschreibung, als auch auf den Volltext der Publikationen. Das Auffinden der elektronischen Dokumente ist über Suchmasken zur Recherche in bibliographischen Metadaten oder dem Volltext, über alphabetische Personenindizes und über klassifikatorische Ordnungen wie der Dewey-Dezimalklassifikation möglich.

Für die Erschließung, Speicherung und Archivierung der elektronischen Dokumente werden internationale Standards wie Dublin Core, die Richtlinien der Open Archives Initiative und die DINI Empfehlungen genutzt. DuEPublico verfügt über einen Zugang für Suchmaschinen-Robots, sowie über WebServices (SOAP) Schnittstellen, über die die Auffindbarkeit und Sichtbarkeit der Dokumente und die Einbindung in die IT-Infrastruktur der Universität sichergestellt wird.

Sowohl die beschreibenden Metadaten, als auch die Dateien der elektronischen Dokumente selbst sind in DuEPublico archiviert. Die Metadaten der Dokumente werden intern im XML-Format gespeichert, so dass eine Migration oder ein Export für andere Systeme leicht möglich und langfristig gesichert ist.

Der Dokumenten- und Publikationsserver wird von der Universitätsbibliothek Duisburg-Essen in Zusammenarbeit mit dem Zentrum für Informations- und Mediendienste (ZIM) betrieben.

Die elektronische Veröffentlichung ist für Angehörige der Universität Duisburg-Essen und mit ihr assoziierter Einrichtungen kostenfrei.

Die Abgabe elektronischer Dokumente zur Publikation über den Dokumentenserver kann jederzeit durch die Autoren selbst über ein Online-Formular zur Eingabe der beschreibenden Daten und den nachfolgenden Upload der Dateien auf den Server erfolgen.

Die Universitätsbibliothek prüft vor der endgültigen Aufnahme eines elektronischen Dokumentes als Online-Publikation die Erfüllung hier festgelegter inhaltlicher und technischer Kriterien. Sie vergibt und registriert dauerhafte Adressen (IDs, Persistent Identifier) und führt eine Sacherschließung nach Dewey Dezimalklassifikation (DDC) durch.

Für die Veröffentlichung notwendige zusätzliche Arbeiten wie die Aufbereitung der elektronischen Dokumente oder die Konvertierung in andere Formate werden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Universitätsbibliothek und des Zentrums für Informations- und Mediendienste nach Absprache betreut oder durchgeführt.

Nach erfolgter Aufnahme und Freigabe der elektronischen Publikation ist eine inhaltliche Veränderung des elektronischen Dokumentes nicht mehr möglich. Eine geänderte Fassung wird ggf. als neues Dokument mit der Kennzeichnung als neue Version aufgenommen.

Die Betreiber bieten individuelle Beratung und Unterstützung bei der Publikation elektronischer Dokumente an.